De wereldwijde impact van werken op afstand
- Introductie
- Waarom thuiswerken?
- Hoe ziet vanuit huis werken eruit?
- Voordelen voor de onderneming
- Veel voorkomende misverstanden over vanuit huis werken
- Hoe implementeert u thuiswerken in?
- Waarom het loont om op afstand te werken
- Conclusie
Introductie
Natuurlijk is dit concept niet voor elke baan mogelijk, maar het komt veel vaker voor dan je zou denken. Vooral tijdens de Corona-crisis moesten veel organisaties over de hele wereld beseffen dat er geen andere manier was dan telewerken om hun productiviteit op peil te houden. Hierdoor is men zich echter ook meer bewust geworden van de waarde die deze vorm van werk kan toevoegen.
Veel bedrijven hebben niet eens een laptop of basiservaring met thuiswerken – werkgevers noch werknemers. Daarom is het belangrijk om mensen vanaf het begin ondersteuning te bieden en manieren te vinden om de werkdag thuis zoveel mogelijk na te bootsen. Bij Valamis is thuiswerken altijd mogelijk voor de meerderheid van onze werknemers, dus we kunnen u enig inzicht geven in hoe het eruit kan zien en waarom het zinvol is.
Alle gebieden en afdelingen van het bedrijf, van ontwikkeling tot human resources en van marketing tot verkoop, werken digitaal. Dit is de enige manier waarop wij als bedrijf kunnen functioneren. Marketing, bijvoorbeeld, heeft collega’s in vijf landen over de hele wereld. Zonder digitale communicatie en samenwerking zou een consistente en effectieve marktaanwezigheid ondenkbaar zijn.
Vanwege deze basisvereisten is werken op afstand geen baanbrekende innovatie voor de werknemers van Valamis. Vergaderingen kunnen zelfs in de sauna plaatsvinden, zoals in ons hoofdkantoor (in dit geval met de warmte uitgeschakeld).
Toen het coronavirus uitbrak, maakte onze CEO een aankondiging en bleven alle werknemers thuis en werkten van daaruit. Wij zijn zo gedigitaliseerd dat het voor ons geen grote verandering is om over te schakelen op werken op afstand. Daardoor werd onze werkdag niet volledig ontworteld door de pandemie, zoals sommige bedrijven die zich snel moesten aanpassen en hun werk en leer- en ontwikkelingsprogramma’s online moesten zetten.
Als bedrijf dat afhankelijk is van thuiswerken en internationale samenwerking, willen we graag wat bruikbaar advies met u delen over hoe u processen digitaal kunt implementeren om wendbaarder te worden en er toch voor te zorgen dat er goed geleerd kan worden.
Waarom thuiswerken?
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom werknemers worden gestuurd om thuis te werken. Veel werknemers zijn zeer geïnteresseerd in ten minste afwisselend afstandswerk, maar vanuit zakelijk oogpunt is het meestal noodzakelijk deze beslissing te rechtvaardigen.
Weg naar het werk
Sommige werknemers worden aangenomen vanwege hun kwalificaties, ook al wonen ze ver weg. In dergelijke gevallen zijn er gangbare stimulansen, zoals bedrijfsauto’s, die het voor de werknemer gemakkelijker maken om te reizen. Er is echter ook de mogelijkheid om mensen thuis te laten werken, afhankelijk van hun behoeften. Met name mensen die niet elke dag ter plaatse nodig zijn, kunnen op deze manier hun tijd verstandiger besteden.
Gezinsredenen
Het leven speelt volgens zijn eigen regels en soms vereist dat onverwachte privé-veranderingen. Er zijn kinderen die verzorgd moeten worden, of er is een verhuizing nodig waardoor het woon-werkverkeer aanzienlijk langer wordt. Voor waardevolle werknemers betekenen dergelijke ontwikkelingen een zware belasting die het werk kan beïnvloeden. Om de last te verlichten, is op afstand werken een geweldige manier om werknemers de flexibiliteit te geven die ze nodig hebben.
Beroep
Er zijn bepaalde functies die voorbestemd zijn voor op afstand te werken. Het gaat bijvoorbeeld om banen in de verkoop of als vertegenwoordiger, waarbij werknemers het grootste deel van hun tijd op de weg doorbrengen of klanten ontmoeten. Ook voor werknemers in de IT-sector en met creatieve banen die veel concentratie vergen, kan het nuttig zijn te profiteren van de rust en stilte van het thuiskantoor. Er zijn veel kantoormedewerkers van wie de fysieke aanwezigheid op het bedrijfsterrein geen merkbare meerwaarde biedt.
Voor deeltijd werknemers
In veel bedrijfstakken is het niet de moeite waard om voor bepaalde taken voltijdse werknemers in dienst te nemen. Veel activiteiten worden in toenemende mate verricht door deeltijdwerkers of zelfs freelancers voor wie men geen werk kan of wil verschaffen. In dit geval is vanuit huis werken de basis voor de gewenste werkresultaten.
Werk-privébalans en werknemers behoud
Naast de feitelijke noodzaak van op afstand werken, zijn er ook facultatieve redenen voor de invoering van deze vorm van werkorganisatie. Daartoe behoren vooral redenen om werknemers te behouden. In de huidige arbeidswereld is er een merkbare verschuiving naar een evenwicht tussen werk en privéleven. Steeds meer mensen verkiezen een flexibele levensstijl boven geldelijke stimulansen, waardoor het concept van een kantoor aan huis voor veel sollicitanten een doorslaggevende factor wordt.
Bijzondere redenen
Het kan altijd gebeuren dat onverwachte ontwikkelingen leiden tot een behoefte aan thuiswerken. Het beste voorbeeld is waarschijnlijk de Corona-situatie, die er in sommige gevallen zelfs toe heeft geleid dat zoveel mogelijk werknemers vanuit huis moesten werken. Er zijn echter ook minder ernstige redenen, zoals de renovatie van een kantoorgebouw, die op afstand werken tijdelijk noodzakelijk kunnen maken.
Hoe ziet vanuit huis werken eruit?
Zoals in het begin gezegd, dient het concept om de “locatie”-factor uit het dagelijkse arbeidsleven te verwijderen door het mogelijk te maken dat het werk overal kan plaatsvinden. Dit geeft werknemers een vaak onvoorstelbare vrijheid. Op afstand werken kan in verschillende fasen worden onderverdeeld:
Individuele dagen in het thuiskantoor
Zogenaamd afwisselend telewerken. Een werknemer die een groot deel van zijn wekelijkse werk digitaal kan doen, maar toch persoonlijke afspraken moet bijwonen, kan zijn agenda zo instellen dat hij twee of drie dagen thuis werkt en naar kantoor of klanten reist als dat nodig is. De leertaken kunnen in dit scenario op de gebruikelijke wijze worden voltooid.
Coworking Ruimtes
Coworking spaces, waar mensen kantoorruimte of -plaatsen kunnen huren, zijn ook een populaire oplossing. Zij moeten een ontmoetingsplaats zijn voor productiviteit, innovatie en gemeenschapszin zonder bedrijfsblindheid te bevorderen. Daar kunnen de werknemers zich vrij bewegen, terwijl zij het voordeel hebben van innovatief netwerken met mensen uit verschillende bedrijfstakken. Zoiets is mogelijk voor zowel werknemers, managers als freelancers, en is een soort tussenoplossing tussen thuiswerken en een traditionele voltijdse kantoorbaan. Zij combineren het gemak van een kantoor met de vrijheid om hun eigen tijd en plaats in te delen. Online leren is voor dit scenario meestal noodzakelijk, omdat geboekte offline seminars duurder zijn en meer tijd in beslag nemen als ze niet intern worden gehouden.
Geheel op afstand
Maar er zijn ook mensen die ten volle willen profiteren van het thuiswerk concept. Vooral creatieve mensen kunnen er zo voor zorgen altijd te werken op de momenten waarop zij het meest efficiënt zijn. Wie thuis werkt, kan volledig vrij zijn in zijn eigen wereld en opgaan in zijn taken zonder te worden gestoord door externe factoren. Als je je op je gemak voelt, ben je vaak productiever.
Mobiel werken
Vooral extraverte mensen maken gebruik van op afstand werken om de wereld rond te reizen en wereldwijd te werken. Afhankelijk van de functieomschrijving kan deze vorm van werk onvoorstelbare voordelen bieden naarmate het inzicht in de globalisering groeit en er veel inspiratie in het werk vloeit. Deze vorm van thuiswerken is meestal het instrument bij uitstek voor internationale managers, verkopers en vertegenwoordigers wier werk zeer veel reizen met zich meebrengt.
Ongeacht het type persoon dat een werknemer is, kan vanuit thuis werken een enorme stimulans zijn. Het vergroot de loyaliteit aan het bedrijf, stimuleert de motivatie en verbetert de kwaliteit van leven aanzienlijk. Maar waarom is het zo aantrekkelijk? Waarom zouden werkgevers deze vorm van werken moeten aanmoedigen?
Voordelen voor de onderneming
De mentaliteit van de werknemers mag dan aan het veranderen zijn, de huidige nog gangbare manier van werken in een traditioneel kantoor met een prikklok heeft zich niet voor niets gevestigd. Werkgevers vragen zich dan ook terecht af welke toegevoegde waarde het voor het bedrijf heeft om werknemers te laten thuiswerken. We sommen enkele goede redenen op waarom het altijd de moeite loont om deze weg te volgen.
Hogere productiviteit
Het is al vaak gezegd: als werknemers thuis en flexibel kunnen werken, stijgt hun dagelijkse productiviteit vanzelf. Er is minder afleiding, je voelt je op je gemak, en je doet goed werk om dat niet te veranderen. Er zijn studies over op afstand werkenden die in feite meer werken dan kantoorwerkers.
Kostenbesparingen
Als u minder werknemers op kantoor hebt, dan heeft u minder apparatuur en ruimte nodig. Dit betekent ook minder vaste kosten. Grote Amerikaanse bedrijven zoals Aetna of American Express hebben op deze manier enkele miljoenen kunnen besparen.
Voor veel banen zijn geen voltijdse werknemers nodig, dus is het een goed idee om parttime banen in te voeren als vanuit huis werkplekken waardoor geld wordt bespaard en meer mensen werk krijgen.
Betrokkenheid en Employer Branding
Loyale werknemers die elke dag het beste van zichzelf geven en gewoon lachen om werkaanbiedingen van headhunters? Niets is makkelijker! De huidige mentaliteit, vooral onder jongere werknemers, verschuift steeds meer van alleen maar geldelijke prikkels naar een beter evenwicht tussen werk en privéleven. Op afstand werken kan dus niet alleen het personeelsverloop verminderen en de dagelijkse motivatie verhogen. Dit heeft als bijkomend voordeel dat men zonder extra kosten als een veel aantrekkelijker en concurrerender werkgever wordt gezien. Zelfs duizenden dollars kunnen een bevredigender leven niet goedmaken, dus toptalent wordt steeds ontvankelijker voor dergelijke stimulansen.
Uit een studie is gebleken dat bijna 3 van de 4 werknemers hun baan zouden opgeven voor een andere als telewerken mogelijk zou zijn.
Veel voorkomende misverstanden over vanuit huis werken
Naast technische hindernissen staan ook enkele verkeerde veronderstellingen de invoering van op afstand werken in veel bedrijven in de weg. Wij willen er nu een paar nader bekijken en laten zien waarom zij geen belemmering mogen vormen.
Medewerkers op afstand communiceren niet meer
Iedereen die vanuit huis werkt is verdwenen in een zwart gat en je hoort niets meer van iemand. Men hoort dergelijke uitspraken graag van managers die zelf tegen eenvoudige kantoren aan huis zijn. Zij vrezen dat projecten en taken vastlopen omdat de werknemer thuis werkt en niet meer laat horen hoe de zaken verlopen.
Hoewel deze mensen misschien niet langer betrokken zullen zijn bij pauze gesprekken en gang praatjes, zal de werkgerelateerde communicatie er niet onder lijden. Mensen die thuis werken zijn vaak nog meer betrokken als het erom gaat op de hoogte te blijven. Het gebrek aan een gevoel van wat er in het veld gebeurt, vereist meer follow-ups en statusupdates via e-mail of interne communicatiekanalen. Externe werknemers zijn meestal ook betrouwbaar om aanwezig te zijn op web vergaderingen om hun bevindingen te presenteren en een bijdrage te leveren. Wetende dat hulp van collega’s ook langer kan duren, reageren medewerkers op afstand nog eerder en loven ze ook meer.
Als de juiste communicatiemiddelen beschikbaar zijn, is op afstand werken geenszins een reden voor radiostilte.
Medewerkers op afstand zijn permanent beschikbaar
Ondernemingsraden en werkgevers zijn net zo bang als de werknemers zelf dat een functie op afstand een constante beschikbaarheid vereist. Mensen vrezen burn-out en verlies van motivatie.
Vanuit huis werken vereist een duidelijke planning vooraf van wat er van elke werknemer wordt verwacht. Doorgaans veranderen de wekelijkse werkuren niet; in plaats daarvan is het een kwestie van tijd indelen zoals u dat goeddunkt. Het is gebruikelijk dat bedrijven een vaste tijd hebben waarop men beschikbaar moet zijn om te reageren op vragen en mededelingen. De rest van de tijd is aan de werknemer. Een voordeel van thuiswerken is bovendien dat men op sommige dagen ook de werktijd kan verwaarlozen, mocht dit om persoonlijke redenen noodzakelijk zijn. Dit hangt allemaal af van wat er in het begin is afgesproken.
Niemand kan eisen dat een werknemer 24/7 online is, alleen omdat hij de apparatuur daarvoor heeft. Het kan zijn dat sommige mensen eigenlijk meer werken dan ze zouden moeten. Het komt ook voor dat mensen op oneven uren werken, waardoor de indruk wordt gewekt dat zij altijd beschikbaar zijn. Dit is echter geen harde en snelle regel, het is individueel. Het kan nuttig zijn dit punt te bespreken, zodat beide partijen weten wat zij kunnen verwachten.
Werknemers op afstand werken niet
Waarschijnlijk is de meest bekende angst van elke werkgever dat een werknemer wiens werktijden en -plaats niet kunnen of mogen worden gecontroleerd, in wezen helemaal niet werkt. Er ontstaat een beeld in de geest dat van huis uit werken gewoon een ander woord is voor vakantie en dat werknemers de hele dag op de bank liggen te loungen.
De fundamentele vraag op dit punt is: als je een werknemer niet genoeg kunt vertrouwen om onafhankelijk en betrouwbaar te werken, waarom heb je hem/haar dan in de eerste plaats in dienst genomen? Vertrouwen is een essentiële vereiste voor op afstand werken om een aantal redenen, waaronder:
- Werknemers weten dat er vertrouwen in hen wordt gesteld en voelen zich daardoor gewaardeerd. Dit feit alleen al motiveert hen om dit vertrouwen niet te misbruiken en het beste van zichzelf te geven.
- Ook al zijn de precieze werktijden niet altijd 100%, projecten en taken hebben deadlines en collega’s wachten op resultaten. Externe werknemers zijn zich ervan bewust dat het missen van deze deliverables zeker zal worden opgemerkt en gevolgen zal hebben. Zij werken dus net zo geconcentreerd als gewoonlijk.
- Wanneer een werknemer zich in het home-office gecontroleerd voelt, ontstaat er stress en gaat de feel-good factor van thuis verloren. Het gevolg is dat de productiviteit daalt en de resultaten eronder lijden. Dit zou een deel van de voordelen van huis uit werken wegnemen.
In de regel is gebleken dat de meeste werknemers die thuiswerken aangeboden krijgen, eerder meer dan minder gaan werken. Wanneer de verwachtingen duidelijk zijn en de aandacht meer uitgaat naar de resultaten van het werk dan naar wanneer, hoe of waar het werk werd verricht, blijft de betrouwbaarheid meestal onveranderd of zelfs groter.
“Als je bang bent voor wat iemand zou kunnen doen, roep je het slechte op. Maar als je vertrouwt, wek je het goede” – Chinese spreekwoord
Hoe implementeert u thuiswerken in
Wanneer het onderwerp thuiswerken ter sprake komt, vragen veel bedrijven zich af hoe dit in het dagelijkse leven kan worden toegepast. Er zijn culturele en technische belemmeringen die moeten worden overwonnen.
Organisatorisch
De meeste bedrijfshiërarchieen vereisen dat werknemers ten minste één directe supervisor moeten hebben. Vanuit huis werken vermindert onvermijdelijk de mate van controle die deze supervisor heeft over het dagelijkse werk van de werknemer. Dit is een grote aanpassing, vooral voor managers die al lang aan direct toezicht gewend zijn. Op dit punt is het belangrijk dat de communicatiemiddelen duidelijk omschreven en bekend zijn. Dat je niet over iemands schouder kunt meekijken, betekent niet dat je niet kunt informeren naar de voortgang of taken.
Er mag ook geen wrok onder de werknemers ontstaan als de een wel kan thuiswerken en de ander niet. Duidelijke communicatie van de redenen en het gebruik van andere motivatoren moeten worden overwogen om dit te compenseren. Zelfs enkele thuiswerkdagen zijn een sterke motivator voor werknemers die anders ter plaatse nodig zijn.
Bedrijven met hoge beveiligingseisen moeten toch overwegen om op afstand te werken. Aanvullende eisen, zoals het beperken van de woonplaats van de werknemer als werkplek of technische voorzorgsmaatregelen voor gegevensbescherming, maken het mogelijk dat zelfs kritische werkprocessen op afstand worden uitgevoerd. Met moderne VPN-toegang, encryptie technologieën en beschermde cloud servers is een fysieke aanwezigheid niet langer overal verplicht.
Technisch
Technologie is voor veel bedrijven het grootste struikelblok, omdat er kosten aan verbonden zijn. Wat zijn de mogelijkheden hier om werken op afstand te ondersteunen?
Cloud-Workspace
Een van de meest effectieve hulpmiddelen voor digitale samenwerking zijn ongetwijfeld cloud-gebaseerde werkruimten, zoals Microsoft OneDrive, Dropbox of Google Drive. Deze software-oplossingen maken het mogelijk een groot aantal documenten te bewerken die van overal ter wereld toegankelijk zijn. Met bedrijfsoplossingen van dergelijke aanbieders kunnen werknemers binnen deze tools teams vormen, samenwerken aan documenten, gratis videovergaderingen houden, en zo ondanks de fysieke afstand gewoon samenwerken. Bij Valamis kunnen we hiermee ook een leercultuur binnen ons bedrijf verder bevorderen – we kunnen snel informatie met elkaar delen en hebben meerdere opties voor sociale samenwerking.
Standaardsoftware zoals tekstverwerking, spreadsheet tools en het maken van presentaties zijn meestal inbegrepen en hoeven niet apart te worden aangeschaft. Zelfs zonder op afstand werken besparen hulpmiddelen als deze bedrijven veel tijd en geld die anders zouden worden besteed aan het opbouwen en onderhouden van interne document structuren en speciale servers. Elke werknemer heeft zijn eigen documenten opslagplaats, maar kan ook op elk moment toegang krijgen tot de gedeelde delen van zijn team. Documenten en media kunnen op verschillende apparaten worden bekeken en bewerkt, en er gaat nooit iets verloren omdat het in de cloud is opgeslagen. Dit vergemakkelijkt de overgang van kantoor naar werk op afstand. Gezien de kosten, die meestal per gebruiker zijn, is een dergelijke oplossing ook de moeite waard voor individuele werknemers op afstand.
Interne communicatie
Steeds meer bedrijven vinden dat de interne uitwisseling van informatie te traag en te inflexibel verloopt. E-mails worden niet gelezen, telefoons rinkelen tevergeefs. Vooral managers kunnen zich nauwelijks behoeden voor de vele contactpogingen. Dit is waar moderne oplossingen zoals Slack, Microsoft Teams of Skype van pas komen. Hun real-time chatfuncties maken een snelle en handige uitwisseling tussen alle ingelogde medewerkers mogelijk.
Vooral voor op afstand werken kunnen dergelijke tools zorgen voor een gevoel van cohesie en teamgevoel wanneer het hele team of afdeling samenwerkt in een chat. Bovendien worden deze oplossingen gebruikt om documenten snel en veilig te verzenden, videochats mogelijk te maken en diverse handige functies om het dagelijkse werk – zelfs van thuis uit – gemakkelijker te maken.
Slack biedt veel functies die ons helpen in ons dagelijks werk. We kunnen bijvoorbeeld chatten, documenten en links versturen, videochats starten en onderwerp- of taak gebaseerde groeps kanalen openen om informatie doeltreffender in teams te delen zonder urenlang in vergaderingen te hoeven zitten. Slack heeft ook veel integraties met tools waarmee je informatie direct in je workflow kunt krijgen – ik kan agenda-afspraken en leads meldingen instellen, allemaal binnen Slack.
Er zijn ook Slack-kanalen voor interessegroepen over films, muziek, leuke groepsgesprekken en meer, dus de sociale aspecten gaan niet verloren. Zo krijgen we een gevoel van cohesie, zelfs als iedereen vanuit huis werkt. Naar aanleiding van de pandemie zijn een #corona slack channel en een #workingremotely channel geopend voor wie informatie wil delen en medeleven wil betuigen. We begonnen met virtuele koffiepauzes en konden onze CEO uitnodigen. We zijn zo vertrouwd geraakt met Slack dat we zelfs bedrijfsevenementen, fotowedstrijden en afterwork-evenementen hebben opgezet waaraan iedereen kan deelnemen. Dit is ook een geweldige manier om de bedrijfscultuur digitaal te cultiveren. Slack geeft ons ook methodes om over taalbarrières heen te communiceren, we kunnen emoji’s aanpassen en gifs delen.
Hardware
In veel kleinere en reeds lang bestaande organisaties is het niet vanzelfsprekend dat alle kantoormedewerkers een laptop hebben. Voor op afstand werken is er echter één van essentieel belang, die aan de werknemer moet worden verstrekt. Afhankelijk van de opdracht kan ook andere apparatuur zoals printers, extra monitoren, toetsenborden of kaartlezers nodig zijn. Aangezien deze echter eigendom van de onderneming blijven en de meeste werknemers zich zonder veel extra apparatuur met een laptop kunnen behelpen, zijn de kosten hier niet veel hoger dan bij de aanschaf van permanent geïnstalleerde PC’s. De voordelen in termen van veelzijdigheid en mobiliteit wegen op tegen de extra kosten.
Zoals in het begin gezegd, gebruikt iedere Valamisiaan een laptop, dus zelfs in onze kantoren zijn we niet gebonden aan een specifieke locatie. Een basisvereiste hiervoor, naast een stabiele internetverbinding, is de mogelijkheid om in te loggen op onze interne systemen. Dit vereist een snelle en gemakkelijke VPN-toegang die een versleutelde verbinding met kritieke systemen mogelijk maakt. De IT-afdeling mag niet voortdurend toezicht houden op de activiteiten van de werknemers, maar moet wel op afstand hulp kunnen bieden bij eventuele problemen. Dit omvat ook de mogelijkheid om een systeem te wissen als het wordt gestolen. Er zijn ook fysieke schermfilters om te voorkomen dat anderen een glimp opvangen van de activiteiten van de werknemer. Met de vele online tools en software oplossingen die we gebruiken om de productiviteit en samenwerking te versnellen, maken we gebruik van SSO (single sign-on), één enkel toegangspunt tot alle systemen. Natuurlijk zijn er nog steeds kritieke top beveiliging praktijken die alleen achter gesloten deuren plaatsvinden.
HR
Werknemers die thuiswerken hebben ook gecontracteerde uren per week. Aangezien het toezicht op bijvoorbeeld de computer (runtime, gebruikte programma’s) in het zeer delicate gebied van de prestatiebewaking valt, zijn er andere manieren nodig om de werkuren en prestaties te registreren.
Sommige bedrijven voldoen aan de documentatieplicht door eenvoudige spreadsheets in te vullen, die de werknemer op vertrouwensbasis bijhoudt en er zijn tijden in invoert. Er zijn echter ook moderne softwareoplossingen waarmee werknemers zelf werktijden, ziekte, vakantie verzoeken en zelfs projectopdrachten kunnen invoeren, zodat de HR-afdeling alleen nog maar hoeft bij te sturen zonder extra inspanningen te hoeven leveren.
Bedrijfsoriëntatie & management
Als u nog nooit met op afstand werken te maken hebt gehad, zult u snel merken dat het niet altijd gemakkelijk is om uzelf te organiseren en tegelijkertijd bij te houden wat de afdeling of het bedrijf nodig heeft. Voor dergelijke gevallen zijn er hulpmiddelen waarmee u samenwerkende lijsten, kaarten of mindmaps kunt maken waarin elke werknemer – op afstand of niet – zijn huidige taken of openstaande deadlines kan invoeren. Zo kan iedereen in het bedrijf zien welk werk actueel is en waar je staat. Dit is vooral interessant voor afdelingen die op deze manier gemeenschappelijke taken op transparante wijze kunnen weergeven en coördineren.
Dergelijke software kan een goed overzicht bieden voor supervisors en management, ongeacht waar de werknemers zich bevinden.
Voortgezet onderwijs
Tijdens de Corona-pandemie steeg het aantal Google-zoekopdrachten voor online cursussen wereldwijd met meer dan 70% tussen de laatste week van maart en de eerste week van april, terwijl de wereldwijde zoektijd op YouTube voor gesproken taallessen op jaarbasis meer dan zes keer zo groot werd.
Ongeacht waar ze elke dag werken, willen werknemers hun individuele carrièredoelen ontwikkelen en nastreven. Bovendien zijn er altijd vernieuwingen, eisen of gewijzigde omstandigheden die om- of bijscholing of het verwerven van nieuwe vaardigheden vereisen. Klassikale opleidingen of seminars zijn niet altijd mogelijk of praktisch. Veel intern leermateriaal wordt beheerd in leermanagementsystemen en is dus digitaal beschikbaar. Moderne leeroplossingen zoals Valamis LXP bieden ook de mogelijkheid om van overal toegang te krijgen tot de leerinhoud van het bedrijf.
Bovendien kunnen werkgevers met een leerervaring platform de leerresultaten en -behoeften van werknemers zien, evenals de impact ervan op de algemene prestaties van de organisatie – zelfs wanneer werknemers telewerken.
Hierdoor kunnen werknemers hun opleiding voortzetten wanneer het hen uitkomt of wanneer nodig, terwijl ze toch niet gebonden zijn aan plaats en tijd.
Andere instrumenten
Van huis uit werken is een snel groeiende markt, dus worden er elke dag nieuwe, slimme oplossingen ontwikkeld om efficiënter te werken, ongeacht de locatie. Het gaat onder meer om oplossingen die al geruime tijd in veel bedrijven in gebruik zijn. Verkoop Software, marketing automatisering of mailing assistenten worden al op grote schaal gebruikt en werken met online toegang die ook vanuit huis werkt. Zolang een stabiele internetverbinding beschikbaar is, kunnen zij verder worden gebruikt. Met VPN-toegang is het ook mogelijk om te werken met interne systemen zoals ERP of HR.
Waarom het loont om op afstand te werken
Digitale werkprocessen zijn steeds meer aanwezig en zijn op sommige gebieden van het dagelijkse werk onmisbaar. Helaas zetten veel bedrijven hun processen pas om als het niet anders kan. Toch heeft digitaal werken een aantal grote voordelen die een vroege omschakeling de moeite waard kunnen maken.
Digitaal werken betekent dat zelfs collega’s aan de andere kant van de wereld binnen enkele seconden bereikbaar zijn en dat de behoefte aan en de beperkingen van papier bijna volledig wegvallen. Bij Valamis zijn er geen rekken vol lijvige ordners of grote archieven om documenten jarenlang in te bewaren. De printcartridges gaan ook heel lang mee. Dit bespaart tijd, ruimte en geld en is bovendien zeer goed voor het milieu.
De Corona-crisis heeft heel duidelijk aangetoond dat bedrijven met steeds meer digitale processen minder problemen hadden. Digitaal betekent flexibiliteit, wat een groot concurrentievoordeel is in de hedendaagse zakenwereld. Natuurlijk kunnen niet alle processen worden gedigitaliseerd, maar er komt meer bij kijken dan veel bedrijven in eerste instantie beseffen. Hoe meer werkprocessen digitaal worden geïmplementeerd, hoe minder je afhankelijk wordt van tijd en plaats.
Een van de grootste voordelen van digitalisering is de tijdsbesparing. Trage e-mails zijn vervangen door snelle Slack-berichten, prikklokken hebben plaatsgemaakt voor een online tool, en omvangrijke dossiermappen zijn digitale mappen geworden die met meerdere back-ups worden opgeslagen en overal toegankelijk zijn. In plaats van te zoeken in stapels facturen naar een specifiek nummer, gebruikt u de zoekfunctie op uw PC en bespaart u veel tijd. Bijna elk administratief proces heeft baat bij deze manier van werken. Digitale manieren van werken verhogen ook de retentie van werknemers, wat een bijkomend effect heeft op de productiviteit en de bedrijfscultuur.
Conclusie
In veel bedrijven is de stap van een traditionele kantoorbaan naar thuiswerken kleiner dan men zou denken, aangezien in sommige sectoren van het werk al voornamelijk via internet en digitaal wordt gewerkt. In bedrijven die daar vroeger niet op berekend waren, kunnen nieuwe software-oplossingen enorme voordelen en procesfacilitatoren zijn, zelfs zonder dat er echt sprake is van thuiswerken. Het is vaak moeilijk om het vertrouwde pad te verlaten en te zien wat mogelijk is. Dat geldt zowel voor werk als voor leren. Hopelijk heeft dit artikel een aantal ideeën kunnen aanreiken over hoe de werkdag kan worden beheerd op een manier die ten goede komt aan werkgevers, werknemers en zelfs sommige werkprocessen, waardoor niet alleen het resultaat, maar ook het werk en de persoonlijke ontwikkeling in hun geheel aangenamer en effectiever worden.
Author
