De 6 A’s van de overgang naar online leren

Online trainingen zijn niets nieuws. Uit een tsunami aan statistieken en rapporten kunnen we een eenvoudige conclusie trekken: e-learning is booming – ongeacht de doelgroep – en er is niets dat erop duidt dat dit zal veranderen. De recente coronaviruspandemie werkt feitelijk alleen maar als een katalysator in de overgang naar online leren. Terwijl rondom de aandelenmarkten instorten, maakt Zoom melding van een uitzonderlijke groei met aandelen die meer dan 200% in waarde stijgen en verkopen die in het financiële jaar 2020 met 88% toenemen. De complete sector voor hoger onderwijs van de VS, met een waarde van rond de 600 miljard, is gedwongen om online te gaan. We hebben een keerpunt bereikt.

Of bedrijven er nu klaar voor zijn of niet, het is niet zozeer de vraag of ze de overstap gaan maken naar online trainingen, maar veeleer wanneer ze dat gaan doen. COVID-19 versterkt die algehele trend. Maar voor veel werkgevers betekent dit een sprong in het diepe. Als we ons moeten begeven in het ongewisse, dan is dat volgens Kierkegaard alsof we ons boven 70.000 vadem water bevinden – we zijn ons pijnlijk bewust van de risico’s. De vraag is dus hoe we ervoor kunnen zorgen dat we drijven in plaats van zinken. Dat er af en toe iets misgaat, is onvermijdelijk maar de volgende zes strategieën helpen ons om de juiste koers te kiezen en om voor onszelf de beste kansen te creëren.

1. Access – toegang

Ik heb een vriend die op een vrij groot en gerespecteerd Londens advocatenkantoor werkt. Zijn kantoor stond aanvankelijk niet te springen om in reactie op het virus de deuren te sluiten en de medewerkers aan te moedigen om thuis te werken. Dat had niets te maken met een draconische benadering van ‘een adequate werkomgeving’, maar eerder met een essentieel probleem wat betreft de toegang tot online werken. Geen enkele medewerker had een laptop, al hun werk vond gecentraliseerd plaats via desktop computers. Deze medewerker zei dat hij nog nooit een video conference had bijgewoond, niet op dit kantoor en ook niet op kantoren waar hij eerder had gewerkt. Het gevolg was dat het bedrijf tientallen laptops moest bestellen, zodat hij en zijn collega’s thuis konden werken tijdens de pandemie.

Ervoor zorgen dat alle medewerkers op een adequate manier toegang hebben, is cruciaal voor het succes van online leren. Toegang is meer dan alleen fysieke bruikbaarheid. Er moeten trainingsprogramma’s worden ontworpen om op een intuïtieve manier contextueel relevant materiaal aan te bieden, bijvoorbeeld in toepasselijke video’s en taken in verschillende talen. De Web Content Accessibility Guidelines 2.1 (2018) zijn een voorbeeld van een zeer volledige informatiebron voor programma- en web designers. De sectie ‘Additional Resources’ (p.20-21) van het Online Learning Consortium 2018 report bevat links naar rapportages, studies en bronnen over het ontwerpen en denken over online training.

2. Acknowledge mistakes – erken fouten

“Why do we fall, sir? So we can learn to pick ourselves up again”
– Alfred Pennyworth, Batman Begins (2005)
Fouten maken is zowel onvermijdelijk als complex in het bedrijfsleven. Volgens Amy Edmondson van Harvard Business School, erkennen leidinggevenden dat 2-5% van de fouten ‘werkelijk laakbaar’ is, terwijl ze 70-90% van de fouten als zodanig behandelen. Haar suggestie is dat we anderen niet beschuldigen, maar dat we kiezen voor een heldere benadering van falen waarbij we accepteren en stimuleren dat we regelmatig kleine fouten benoemen. Dit lijkt wellicht contraproductief, maar het bevorderen van een juiste manier van omgaan met mislukkingen is een integraal onderdeel van succes en psychologische veiligheid. Sim Sitkin is professor of Leadership, Management and Public Policy bij Duke. Hij benadrukt het belang van intelligent falen. Wanneer we ons een baanbrekende bedrijfsstrategie eigen maken, zijn missers een essentieel onderdeel van onze ontwikkeling, zo stelt Sitkin. Intelligent falen is gebaseerd op vijf criteria:

De fouten zijn zorgvuldig gepland, zodat we weten waarom er iets misgaat op het moment dat het gebeurt
Er is echte onzekerheid, dus het is van tevoren niet bekend waartoe de fouten leiden
De fouten zijn van bescheiden omvang, zodat er geen catastrofe ontstaat
De fouten worden snel behandeld, zodat er niet te veel tijd zit tussen het resultaat en de interpretatie
Een deel van de leeropbrengst is duidelijk genoeg om er andere delen van het bedrijf over te informeren.
Harvard Business Review, 2010

Het organiseren van intelligent falen en het erkennen van fouten is onontbeerlijk voor elke zakelijke onderneming. In het online tijdperk, met transparantie en een natuurlijke aversie (of zelfs wantrouwen) ten opzichte van de technologie, is verantwoordelijkheid van het grootste belang.

3. Adaptability – aanpasbaarheid

Een bekende variatie op de legendarische 10 vuistregels voor spionnen in Moskou tijdens de Koude Oorlog, de Moscow Rules, is: ‘de technologie stelt je altijd teleur’. Het internet gaat uitvallen, videogesprekken zullen wegvallen en programma’s gaan vastlopen. Programma-ontwerpers moeten noodplannen opstellen voor wanneer dit zich voordoet. Studenten, medewerkers en leerders zullen zich in de loop van de tijd aanpassen, zelfs als zij wat dat betreft aanvankelijk in een dip raken. Volgens Jaggars en Xu behalen studenten aanzienlijk lagere cijfers als ze de overstap hebben gemaakt naar college-onderwijs in een online community. Op de lange termijn zullen oplossingen als adaptief leren, die zijn afgestemd op directe individuele behoeften, uitkomst bieden voor deze issues.

Alle leerders zullen op den duur de vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn om met behulp van formele en informele strategieën te presteren in een online omgeving. Echter, bedrijven die niet inspelen op onvoorziene problemen zullen logischerwijze te maken krijgen met frustratie en apathie. Het creëren van online programma’s die zich laten aanpassen, of die op zijn minst enige ruimte bieden voor het maken van fouten, is van essentieel belang om de overstap naar online makkelijker te maken voor gebruikers.

4. Accuracy – nauwkeurigheid

Geloof het of niet, maar er is een reden waarom scholen werken met roosters, perioden en vakken. Het is dezelfde reden waarom docenten en trainers van alle leeftijden voor hun leerders leerdoelen formuleren; leerders hebben baat bij regelmaat, herkenbaarheid en nauwkeurigheid. Stelt u zich eens voor dat u naar een nieuw huis of appartement verhuist. De nieuwe ruimte is onbekend en vreemd, maar biedt wel kansen. Zodra u uw spullen begint uit te pakken, ontstaat er een soort van regelmatigheid: keukengerei gaat naar de keuken, boeken komen op de boekenplank. Onbewust vullen we de nieuwe ruimte in met nieuwe interpretaties die zijn gebaseerd op bestaande regelmatigheden – nieuwe benaderingen van belangrijke onderliggende criteria.

Naar een nieuwe ruimte verhuizen is al stressvol genoeg en we hoeven niet het complete concept van in een appartement zijn te veranderen. Hetzelfde is van belang voor leerders die de overstap maken naar een online leeromgeving. Het nieuwe trainingssysteem is al onbekend genoeg zonder na te denken over nieuwe manieren om te leren – dat kan later. De prioriteit moet liggen bij het bieden van duidelijke stappen voor een zo naadloos mogelijke overstap. Daarbij draait alles om nauwkeurigheid. Voordat u alle mogelijkheden van uw online trainingssoftware ontsluit, kunt u overwegen om er bestaande terminologie in op te nemen en om ruimtes uit het echte leven naar online te verplaatsen. Niet voor niets noemen we computer short cuts ‘bestanden’ en ‘mappen’: op die manier weten we wat we kunnen verwachten. Het is van het grootste belang om leerders nauwkeurige, duidelijke doelen te bieden, zodat ze niet overweldigd raken.

5. Appeal – aantrekkelijkheid

IJverige professoren zetten zich er nog altijd voor in om het erfgoed rond colleges in stand te houden. Maar omdat interactief studentgericht leren de betrokkenheid stimuleert, wordt dit inmiddels al lange tijd gezien als de meest effectieve manier van trainen en ontwikkelen. Het internet voorziet in een enorm potentieel aan motiverend materiaal, dus maak daar gebruik van. Er zijn honderden innovatieve apps, programma’s en aanbieders van content die het leren op een interessante en motiverende manier ondersteunen.

Een eenvoudige aanpak van een boeiende training is om studenten verschillende taken aan te bieden waarbij u gebruik maakt van verschillende media. Met een learning platform kunt u leerpaden en leerdoelen creëren om deze blended learning techniek mogelijk te maken. Bijvoorbeeld blogs, video’s, door studenten geleide projecten, podcasts – de lijst is oneindig. Hoewel uit onderzoek blijkt dat studenten, met name volwassenen, zich wat terughoudend opstellen ten opzichte van online leren, wordt het nooit een onoverkomelijke uitdaging. In de vierde editie van Enhancing Adult Motivation to Learn betogen Wlodkowski en Ginsberg dat online omgevingen weliswaar een nieuwe uitdaging vormen, maar dat intrinsieke motivatie (“finding the act of learning rewarding itself”) voor iedereen is weggelegd.

Betrokkenheid en interesse zijn de ‘emotionele ijkpunten’ in het continue proces van leren. Eenvoudig gezegd: voor leren is motivatie nodig en motivatie komt voort uit betrokkenheid. Aantrekkelijke content (door personalisatie, verschillende media of contekstueel relevant materiaal) kan de betrokkenheid initieel stimuleren.
6. Ad-hoc, Asynchronous learning – ad hoc, asynchroon leren
Het is een van de vele buzzwords voor online learning bedrijven: asynchroon ad hoc leren. Waar het op neerkomt is: leren in het eigen tempo. Asynchroon leren is veel gunstiger voor leerders, vooral voor mensen met veel verplichtingen en zware werkdruk, of voor mensen die bijvoorbeeld de zorg dragen voor hun gezin. Met de flexibiliteit van asynchroon leren kunnen bedrijven alle medewerkers training aanbieden, zonder dat hiervoor werkuren worden ingeleverd. Het is belangrijk om hiermee al in de ontwerpfase rekening te houden en trainingsmodules te plannen met in het achterhoofd dat leerders die modules niet allemaal in hetzelfde tempo en op hetzelfde moment gaan voltooien. Voeg aan het begin, aan het einde en door de module heen ‘recap’- sessies in, zodat leerders zich niet verloren voelen. En zorg ervoor dat de asynchrone activiteiten niet te veel tijd kosten. De verschuiving van synchroon naar asynchroon leren kan bedrijven ook financieel voordeel opleveren. Synchroon leren vergt immers meer planning, meer resources en een strak schema.

Naar massaal online leren wordt nog onderzoek gedaan; de huidige coronavirus-pandemie is het grootste experiment in online leren ooit. Justin Reich doet op het MIT onderzoek naar online learning omgevingen. Hij is van mening dat het ook mogelijk is dat online leren in grote hoeveelheden niet aan te raden is. We hebben geen idee of mensen (en het bijzonder jongeren) beschikken over de juiste vaardigheden wat betreft aandacht en uitvoering, die nodig zijn om deel te nemen aan online leren. Hoewel Reich zich meer richt op de ontwikkeling van kinderen, heeft hij een interessante oplossing bedacht om te voorkomen dat leerders online ‘verzadigd’ raken. Hij stelt voor om na te denken over hybride leeromgevingen, waarbij leerders taken offline uitvoeren en er daarna mee online gaan (in onderwijstermen: ‘flipping the classroom’). Bedrijven die online trainingen ontwerpen, kunnen hiermee gebruikers helpen die online minder bedreven zijn en ervoor zorgen dat er over de hele linie meer aandacht is.

Conclusie

De overgang naar online leren is een spannende, maar immense uitdaging. Voordat een bedrijf gaat nadenken over de content voor een trainingsprogramma’s, moet het goed kijken naar deze zes leidende principes en gebruikmaken van de bestaande expertise op het gebied van L&D. Het is belangrijk dat het bedrijf vanaf het eerste ontwerp van een online training oog heeft voor deze zes principes, en dat het daarnaast rekening houdt met de eigen persoonlijke werkcultuur en met de context van de individuen binnen de onderneming. Online training biedt veel kansen om het leren in een zakelijke omgeving te katalyseren, maar het heeft geen zin om het wiel opnieuw uit te vinden. Een succesvolle overstap naar online leren begint bij een zorgvuldige planning, het erkennen van deze zes leidende principes en een constante reflectie op basis van feedback.

De wereld gaat online – onder dwang of uit eigen vrije wil. Een bedrijf dat de overstap naar online training op een weloverwogen manier maakt, kan optimaal gebruikmaken van alle kansen die het digitale tijdperk biedt. Er is een noodplan voor de toekomst van werken; zorg ervoor dat u bent voorbereid.

*Valamis heeft geen connectie met Zoom.